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Gesamtkirchliche Dienste 2015

Informationen zum Projekt "Gesamtkirchliche Dienste 2015"

Informationen zum Projekt "Gesamtkirchliche Dienste 2015"

 

Ausgangslage


Verschiedene Umstände und Veränderungen haben den Kirchenrat dazu bewogen, Strukturen und Abläufe der GKD auf ihre Funktionalität und Effizienz hin zu überprüfen und gegebenenfalls neu zu definieren.

Im Wesentlichen sind es die folgenden drei Aspekte:

  • Die Komplexität grösserer Projekte wie Tätigkeitsprogramm für den Kanton, KirchGemeindePlus, Umsetzung des Milieu-Ansatzes (Sinus), Stadtakademie, Umsetzung Diakoniekonzept u.a. verlangen je länger desto mehr ein abteilungsübergreifendes Zusammenwirken der GKD.
  • Die GKD positionieren sich gegenüber Kirchensynode und Kirchgemeinden auf dem Hintergrund enger gewordener finanzieller Rahmenbedingungen.
  • Die Neubesetzung mehrerer Leitungsstellen zeichnet sich für die nächsten Jahre ab (Abteilungen, Kirchenratsschreiber).

Zurzeit befinden sich sowohl der Schweizerische Evangelische Kirchenbund SEK (Verfassungsrevision) wie auch die Zürcher Kirchgemeinden (Projekt KirchGemeindePlus) in einem Umbruch. Der Kirchenrat erachtet es in dieser Situation als wichtiges Signal nach aussen, dass die Landeskirche ihren Veränderungswillen auch auf kantonaler Ebene bekundet. Zudem erhöht das Zusammengehen auf allen Ebenen die Veränderungsmöglichkeiten. Dem Kirchenrat ist aber sehr bewusst, dass es aus Belastungsgründen auch eine grosse Erschwernis darstellt, wenn überall gleichzeitig angesetzt wird. Es muss deshalb zielgerichtet, umsichtig und mit guter Planung vorgegangen werden, damit die GKD nicht durch eine Zeit des Umbaus daran gehindert werden, ihre guten und substanziellen Leistungen weiterhin zu erbringen.


Ziel


Überprüfung von Struktur und Organisation der Gesamtkirchlichen Dienste (GKD) und Anpassung an die künftigen Herausforderungen. Die GKD sollen in der Lage sein, sich abzeichnende Entwicklungen adäquat aufzunehmen und neue Aufgaben zielgerichtet zu bewältigen.


Projektorganisation


Auftraggeber und Projektsteuerung

Kirchenrat, vertreten durch Kirchenratspräsident Michel Müller-Zwygart, Kirchenratsschreiber Alfred Frühauf

Zuständig für:

  • Meinungsbildung für Auftraggeber

  • Vorbereitung in Bezug auf Rahmenbedingungen, Beratung und Entscheid strategischer Fragestellungen


Projektmitarbeit:
Leitungskonvent und seine Mitglieder sowie weitere Funktionsträger und Mitarbeitende

Zuständig für:

  • Mitarbeit in der Analyse, Ideengeber

  • Feedback für die Projektsteuerung und den Kirchenrat


Projektsekretariat: 
Michael Mente


Zuständig für:

  • Dokumentation

  • Termin- und Sitzungsmanagement, bei Bedarf Protokollierung

  • Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung einzelner Arbeitsschritte

 

Externe Projektberatung: Andreas Werren, externe Beratung, BGU

Zuständig für:

  • Unterstützung des Projektleiters und des Projektteams

  • Durchführung Organisationsanalyse

  • Prozesssteuerung, methodische Unterstützung bei Themenbearbeitung

  • Bei Bedarf Moderation von Sitzungen und Klausuren.

 

Projektphasen


Zeitlicher Rahmen:
Das Projekt startet im März 2013 und wird voraussichtlich 2015 abgeschlossen sein.

 

Phase 0: Projektvoraussetzungen schaffen, Februar 2013

  • Bereinigung des Projektsauftrags;
  • Projektorganisation ist geklärt;
  • Einbezug des Leitungskonvents und Information der Mitarbeitenden ist erfolgt.

 

Phase 1: Standortbestimmungen, Soll-Vorstellungen, März–Juni 2013

  • Ist-Analyse: Wie arbeiten die Ressorts, wo sehen sie selber Handlungsbedarf, welche Ideen gibt es schon? (Interviews, vorhandene Dokumentationen) -> Akzeptiertes Bild des Ist-Zustandes, Stärken und Schwächen sind analysiert (Bericht durch externen Berater);
  • Sichtung, Auswertung der Informationen, konkret zu bearbeitende Fragestellungen und Themen sind formuliert;
  • Rückmeldung der Ergebnisse an den Kirchenrat und den Leitungskonvent sowie an Mitarbeitende, Feedbacks einholen, -> Soll-Vorstellungen sind formuliert;
  • Planung, Vorbereitung Phase 2 (Themen, Arbeitspakete, Abfolge der Bearbeitung, Kommunikation, Projektorganisation usw.).

 

Phase 2: Soll-Konzept, bis Ende 2013

  • Entwicklung konkreter Konzepte in Bezug auf Prozesse, Organisation, Rollen und Zuständigkeiten sowie technische Anforderungen;
  • Ev. Machbarkeitsabklärungen;
  • Umsetzungsplanung Phase 3 inkl. Ressourcenplanung;
  • Einbezug und Information der Mitarbeitenden.

 

Phase 3: Umsetzung, ab Januar 2014

Gemäss Planung, ev. gestaffelt bzw. umsetzen, was umsetzungsreif ist.

 

Phase 4: Evaluation, per 1. Juli 2015

Haben wir erreicht, was wir uns vorgenommen haben?

 

Kommunikation


Die Information über das Projekt und seinen Fortgang ist wie folgt organisiert:

Die Mitarbeitenden der Gesamtkirchlichen Dienste sind einbezogen durch

  • Interviews Phase 1 (Auswahl erfolgt durch den Kirchenrat)

  • Feedback-Veranstaltungen

  • Aktive Mitarbeit in den Phasen 2 und 3

Allfällige Fragen beantworten die Abteilungsleitungen oder der Kirchenratsschreiber.